Okres świąteczny lub zakończenie roku to moment, gdy wiele firm wręcza drobne prezenty dla kontrahentów – od eleganckich koszy upominkowych, przez wino, po firmowe gadżety. Jednak zanim zdecydujesz, co wręczyć, warto wiedzieć, jak rozliczyć taki wydatek w podatkach – zarówno na gruncie PIT/CIT, jak i VAT.
1. Czy prezenty dla kontrahentów można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?
Zasadą jest, że kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania jego źródła (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT / art. 22 ust. 1 ustawy o PIT).
Jednak wydatki o charakterze reprezentacyjnym – czyli służące budowaniu wizerunku firmy, okazałości lub prestiżu – nie stanowią kosztu uzyskania przychodu.
➡️ Przykłady wydatków, które fiskus uznaje za reprezentację:
- drogie alkohole (np. wino, whisky),
- ekskluzywne prezenty, np. markowe pióra, perfumy,
- zestawy prezentowe o wysokiej wartości.
➡️ Do kosztów można zaliczyć:
- drobne upominki z logo firmy (np. kubki, kalendarze, długopisy),
- słodycze lub kawę przekazywaną przy okazji spotkań biznesowych,
- materiały promocyjne, broszury, gadżety reklamowe.
🔹 Ważne: aby wydatek miał charakter reklamowy, prezent powinien być opatrzony logo firmy lub mieć masowy, promocyjny charakter.
2. Prezenty dla kontrahentów a VAT
Na gruncie VAT sytuacja wygląda nieco inaczej.
Zasadniczo przekazanie towarów bez wynagrodzenia stanowi dostawę towarów podlegającą VAT, chyba że spełnione są warunki zwolnienia.
➡️ Nie trzeba naliczać VAT, jeśli:
- przekazujesz prezenty o małej wartości (do 20 zł netto) przekazywane anonimowo,
- lub prezenty o wartości do 100 zł netto rocznie na osobę, pod warunkiem prowadzenia ewidencji obdarowanych.
➡️ W innych przypadkach (np. droższe kosze prezentowe) należy naliczyć VAT od ceny nabycia towarów.
3. Prezenty świąteczne a podatki dochodowe
Wydatki na prezenty świąteczne, jeśli mają charakter reklamowy lub promocyjny, mogą stanowić koszt podatkowy.
Jeżeli natomiast ich celem jest utrzymanie relacji, prestiż lub wyłącznie gest wizerunkowy – tracą charakter kosztowy.
📌 Przykład:
Firma X wysyła do kontrahentów kalendarze i czekolady z logo – koszt podatkowy.
Firma Y przekazuje drogie zestawy win – brak kosztu uzyskania przychodu.
4. Jak udokumentować przekazanie prezentów?
Aby bezpiecznie rozliczyć prezenty:
- zachowaj faktury zakupu z opisem celu wydatku („materiały reklamowe”, „gadżety promocyjne”),
- prowadź ewidencję obdarowanych, jeśli korzystasz ze zwolnienia VAT (prezenty do 100 zł),
- w razie kontroli, wskaż związek wydatku z działalnością gospodarczą (np. utrzymanie relacji z kontrahentami, promocja marki).
5. Podsumowanie – o czym pamiętać?
| Kwestia | Dozwolone jako koszt | VAT |
|---|---|---|
| Drobne gadżety z logo firmy | ✅ Tak | ❌ Nie trzeba naliczać (do 100 zł) |
| Ekskluzywne, drogie prezenty | ❌ Nie | ✅ Należy naliczyć VAT |
| Prezenty masowe, promocyjne | ✅ Tak | ❌ Zwolnienie do 20/100 zł |
| Wino, alkohol | ❌ Nie | ✅ VAT do naliczenia |
🔍 Doradca podatkowy radzi:
Zanim kupisz prezenty dla kontrahentów, odpowiedz sobie na dwa pytania:
1️⃣ Czy mają one charakter reklamowy, czy reprezentacyjny?
2️⃣ Czy ich wartość mieści się w limitach dla zwolnienia z VAT?
To proste rozróżnienie pozwoli Ci uniknąć niepotrzebnych sporów z fiskusem i poprawnie ująć wydatek w ewidencji podatkowej.
Chcesz wiedzieć, jak prawidłowo rozliczyć wydatki promocyjne w swojej firmie?
📞 Skontaktuj się z nami! – pomożemy Ci bezpiecznie zaplanować politykę prezentową zgodną z przepisami: https://arfiyo.pl/kontakt/