W związku z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSEF) biura rachunkowe coraz częściej stają przed nowymi wyzwaniami w kontaktach z klientami. Choć zmiany wprowadza przede wszystkim administracja podatkowa, to w praktyce to biura rachunkowe odczuwają największą presję. Dotychczasowe umowy z klientami często nie uwzględniały takich obowiązków, a przepisy są złożone i wymagają szczegółowej analizy.
Wskazówka: Do końca 2026 r. nie będą nakładane kary za błędy w KSEF ani za brak obowiązkowego korzystania z systemu. To okres przejściowy, który pozwala testować procesy i przygotować klientów na zmiany. Jednak brak sankcji nie oznacza braku ryzyk: mogą powstać luki w dokumentacji, opóźnienia od kontrahentów, problemy z JPK VAT, a od 2027 r. sankcje już wracają. Warto wykorzystać ten czas na procedury, szkolenia, testy systemu i komunikację z klientami.
Odpowiedzialność i najważniejsze kroki Biura rachunkowego w KSEF
- Dedykowany program czy aplikacja MF: Czy musisz mieć własny program do obsługi KSEF, czy wystarczy korzystanie z oficjalnej aplikacji Ministerstwa Finansów?
- Kary za niezastosowanie KSEF: Niedostosowanie się do wymogów KSEF po 2026 r. może wiązać się z sankcjami podatkowymi.
- KSEF a JPK VAT: Wiele kwestii KSEF pokrywa się z obowiązkami JPK VAT, ale nie wszystkie faktury automatycznie trafiają do JPK.
- Komunikacja i procedury wewnętrzne: Przygotuj procedury dla pracowników, checklist dla pierwszych wysyłek faktur i jasną komunikację z klientami.
1. Uprawnienia do korzystania z KSEF
W KSEF występują różne modele uprawnień dotyczące nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień. Warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych kwestii:
a. Wystawianie i dostęp do faktur w KSEF
- Każda osoba upoważniona do wystawiania faktur w imieniu biura rachunkowego może również wystawiać faktury w imieniu klienta, jeśli klient wskaże ją jako podmiot upoważniony.
- Należy przeanalizować, czy upoważnienie może być udzielone na poziomie firmy, czy każdy pracownik musi mieć odrębne konto dla danego klienta.
b. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych
- Przy nadawaniu uprawnień do faktur ustrukturyzowanych warto jasno określić odpowiedzialność i zakres obowiązków w umowie z klientem.
- Pozwoli to uniknąć problemów w przypadku błędów lub spornych sytuacji.
Wskazówka: Biura rachunkowe powinny sporządzić wewnętrzny regulamin lub procedurę obsługi KSEF, aby każdy pracownik wiedział, kto i w jakim zakresie może działać w imieniu klienta.
2. Praktyczne informacje dla klientów
Biura rachunkowe muszą też przygotować klientów na zmiany w praktyce stosowania KSEF. Oto najważniejsze kwestie:
a. Terminy dostarczania dokumentów
- Klienci powinni wiedzieć, jak KSEF wpływa na terminy przekazywania faktur i innych dokumentów.
- Ważne jest, aby ustalić jasne zasady, aby uniknąć opóźnień i nieporozumień.
b. Problemy z otrzymaniem faktury
- Co zrobić, jeśli kontrahent klienta ma problemy z wdrożeniem KSEF lub przesyła faktury błędnie?
- Warto omówić z klientem procedury w takich sytuacjach i ewentualne działania korygujące.
c. Anulowanie i modyfikacja faktur
- Nie wszystkie transakcje mogą być raportowane od razu – czasem faktury mogą być anulowane lub zmodyfikowane.
- Biuro rachunkowe powinno poinformować klienta o konsekwencjach takich zmian.
d. Dobrowolne korzystanie z KSEF
- Jeśli klient nie musi mieć KSEF, ale współpracujące firmy go wdrożyły, pojawia się pytanie:
- Czy klient otrzyma zwykłą fakturę?
- Czy musi się zarejestrować do KSEF dobrowolnie?
- Wyjaśnienie tych kwestii jest kluczowe, aby uniknąć problemów z dokumentacją.
e. Bezpieczeństwo danych
- W niektórych sytuacjach każdy, kto zna NIP klienta, może wystawić fakturę w jego imieniu.
- Biuro rachunkowe powinno poinformować klienta o ryzyku i przedstawić sposoby zabezpieczenia danych w KSEF.
Podsumowanie
Wdrożenie KSEF to znacząca zmiana w praktyce biur rachunkowych, która wymaga:
- jasnego określenia uprawnień do wystawiania faktur,
- przygotowania procedur wewnętrznych,
- edukacji klientów w zakresie terminów, modyfikacji i bezpieczeństwa danych.
Biura rachunkowe, które odpowiednio przygotują się do nowych obowiązków, nie tylko zminimalizują ryzyko błędów, ale też wzmocnią swoją pozycję jako partnera zaufanego dla klientów.
Oferujemy wsparcie dla biur rachunkowych w sprawnej i bezpiecznej obsłudze KSEF. Pomożemy Ci w:
- Przygotowaniu praktycznej komunikacji dla Klientów. Komunikację przygotowujemy każdorazowo od zera, uwzględniając Twoją umowę, sytuację Klienta i jego oczekiwania co do waszej współpracy.
- Zasygnalizujemy i pomożemy zabezpieczyć w umowie sytuacje sporne. Zadbamy o Twoje bezpieczeństwo związane z obsługą KSEF.
- Odpowiemy na Twoje praktyczne pytania, zweryfikujemy księgowane dokumenty, pierwsze wysyłki i obsługę KSEF.
- Szkolenia i procedury dla Ciebie i Twoich pracowników w zakresie KSEF, potencjalnych ryzyk, na jakie faktury zwracać uwagę.
- Mamy doświadczenie w implementacji KSEF zarówno w małych przedsiębiorstwach jak i dużych korporacjach. Oferujemy skrupulatne ale przy tym praktyczne podejście do sprawy.
Skontaktuj się z nami teraz, omówimy Twoją sytuację i odpowiemy na pytania odnośnie sprawnego i bezpiecznego sposobu przeprowadzenia Twojego Biura i jego Klientów przez KSEF.
Zobacz jak współpracujemy z biurami rachunkowym w zakresie podatków: https://arfiyo.pl/strona-glowna/wsparcie-dla-biur-rachunkowych/