Definicja kosztów podatkowych jest bardzo szeroka, zarówno dla Spółek jak i JDG. Od podatku możesz odliczyć wszystkie wydatki, które zostały poniesione w celu utrzymania albo osiągnięcia przychodów, pod warunkiem że nie wyklucza ich ustawa.

Lista wspomnianych “wykluczeń” to łącznie ponad 100 opisowych punktów, takich jak “koszty reprezentacji”, które są różnie rozumiane w zależności od Urzędu Skarbowego.

Bazując na samych przepisach, kosztem może być każdy wydatek, którego związek z firmą będziesz mógł wytłumaczyć.

Jednakże z uwagi na brak jasnych definicji i przepisów, w praktyce kluczowe jest aktualne podejście urzędów skarbowych do danego wydatku. Można je w przybliżeniu śledzić między innymi w oficjalnym systemie https://eureka.mf.gov.pl/.

W wielu przypadkach to podejście jest od lat zbliżone, poniżej lista wydatków najczęściej kwestionowanych i wyłączanych z kosztów podatkowych:

• Wydatki o charakterze osobistym (okulary, zakupy spożywcze, wizyty lekarskie)
• Wydatki reprezentacyjne – kolacje lub wyjazdy z nowymi potencjalnymi kontrahentami. Z kolei dla spotkań z aktualnymi klientami/dostawcami urzędy często są bardziej przychylne
• Kary, grzywny, mandaty – np. umowne za opóźnienie w wykonaniu usługi
• Wydatki sfinansowane z dotacji, jeśli była zwolniona z podatku – ten temat zależy jednak od konkretnej umowy dofinansowania.

Ryzyka

W przypadku negatywnej kontroli, urząd ma prawo wyłączyć wydatek z kosztów. To z kolei może spowodować obowiązek dopłaty podatku oraz odsetek. Aktualne odsetki podatkowe wynoszą 14,5% w skali roku.

Oznacza to w praktyce, że w przypadku zakwestionowania zakwestionowania kosztów i obowiązku dopłaty 10 000 zł podatku, odsetki wyniosą ok. 360 zł po 3 miesiącach.

Jednakże przy typowym opodatkowaniu (np. 19%), żeby powstała zaległość podatkowa w wysokości 10 000 zł, urząd skarbowy musiałby wyłączyć z Twoich kosztów ok. 53 000 zł. Można zaryzykować stwierdzenie, że przy tej skali wydatków, 360 zł odsetek nie jest dużą kwotą.

Jednorazowe błędy w tym zakresie raczej nie są karane mandatami skarbowymi, o ile problem nie występuje regularnie, urząd skarbowy najczęściej urząd wzywa do korekty i zapłaty zaległości.

Jeśli jednak planujesz bardzo duży i nietypowy zakup, możesz rozważyć wystąpienie o interpretację indywidualną. Jest wydawana przez Krajową Informację Skarbową za opłatą 40 zł od jednej “sytuacji”, oraz w przypadku pozytywnego rozstrzygnięcia zapewnia ochronę podatkową w opisanej sprawie. Oznacza to, że Urząd Skarbowy nie może takiego wydatku wyłączyć z kosztów.